Przyjmowanie i obieg korespondencji

Zasady przyjmowania i obiegu dokumentów w urzędzie są zgodne z przepisami Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie.

.................

1. Korespondencję przyjmuje kancelaria rejestrując ją w dzienniku korespondencji. 

2. Podania składa się do protokołu pracownikowi kancelarii. 

3.Przesyłki przekazywane drogą pocztową sprawdza się pod względem prawidłowego zaadresowania oraz stanu uszkodzenia. 

4. Wszelkie przesyłki otwiera kancelaria z wyjątkiem: 

 - adresowanych imiennie;

 - stanowiących tajemnicę służbową (poufne);

 - wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie za pokwitowaniem. 

5. Po otwarciu koperty pracownik kancelarii sprawdza: 

 - czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego; 

 - czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 

6. Brak załączników lub pisma przewodniego odnotowuje się na piśmie lub załączniku. 

7. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 

 - poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia; 

 - dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. : skargi, odwołania; 

 - w których brak nadawcy lub daty pisma; 

 - mylnie skierowanego;

 - załączników nadesłanych bez pisma przewodniego; 

 - w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 

8. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo. 

9.Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony ( na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania. 

10.Kancelaria rejestruje korespondencję i przekazuje Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego do przejrzenia, dekretacji i podziału.

 .......

 Do gromadzenia danych związanych z rejestrowaniem spraw przychodzących jak również z prowadzeniem wszelkich innych rejestrów dotyczących obiegu dokumentów w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Kole wykorzystuje się informatykę za pomocą programu komputerowego Estima "KANCELARIA". Natomiast samo prowadzenie spraw odbywa się przy pomocy programu komputerowego Estima "PINB".